Pres.Consiglio Ministri-Dipart.Funz.Pubbl.: Sistemi di telefonia delle pubbliche amministrazioni

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Presidenza del Consiglio dei Ministri
Dipartimento della funzione pubblica
Direttiva 30 ottobre 2001.

Sistemi di telefonia e sistemi connessi di telecomunicazione delle pubbliche amministrazioni.

Gazzetta Ufficiale n. 294 del 19 dicembre 2001

IL MINISTRO PER LA FUNZIONE PUBBLICA
e per il coordinamento dei servizi
di informazione e sicurezza

Premessa.
I moderni sistemi di telecomunicazione consentono oggi di soddisfare le esigenze di celerità e flessibilità garantendo un servizio continuo e la rapidità nella circolazione delle informazioni.
La pubblica amministrazione, in quest'ultimi anni, nel perseguire tali obiettivi ha volto sempre maggiore attenzione all'evoluzione tecnologica di detti sistemi ed alla relativa regolamentazione.
Già la circolare n. 6 del 13 marzo 1996 e la direttiva dell'11 aprile 1997 del Ministro per la funzione pubblica avevano individuato nuovi criteri selettivi in relazione ai sistemi di telefonia dello Stato, al fine di promuoverne in modo efficace la trasformazione strutturale e organizzativa.
Oggi, alla luce dei continui cambiamenti e delle innovazioni che consentiranno di utilizzare questi sistemi anche per la trasmissione di documenti, appare necessario completare l'attuazione di dette direttive attraverso ulteriori criteri di regolazione, al fine di garantire la diffusione di tali strumenti in un'ottica di contenimento della spesa.
L'assegnazione e l'uso dei sistemi telefonici devono rispondere all'interesse ed alle esigenze dell'amministrazione, al miglioramento della qualità del lavoro e della produttività e alla capacità delle amministrazioni di soddisfare i bisogni nuovi della collettività, in un quadro di economia ed efficienza.
Le disposizioni della presente direttiva si applicano ai telefoni fissi, ai telefoni cellulari, alle schede di telefonia mobile per computer portatili e ai collegamenti di rete tramite cellulari connessi a palmari o a computer portatili.

Al fine di raggiungere gli obiettivi in premessa, si indica quanto segue:
1) Telefonia fissa.
Le spese per le utenze telefoniche degli uffici assorbono ancora molte risorse delle pubbliche amministrazioni, pur in un contesto in cui il mercato e le tecnologie consentono considerevoli risparmi e impieghi ottimali.
A tal fine, si richiamano le previsioni contenute in disposizioni precedenti riguardanti le responsabilità dei dirigenti sull'andamento del traffico telefonico e sui costi dei singoli uffici, per attivare le necessarie attività di monitoraggio sull'utilizzo delle utenze telefoniche allo scopo di impedirne un uso indiscriminato e improprio.
Inoltre, al fine di cogliere le opportunità offerte oggi dalle nuove tecnologie e dal mercato per realizzare sistemi di comunicazione integrata fisso-mobile-rete elettronica, si invitano le amministrazioni a verificare periodicamente i costi, le tariffe e l'adeguamento tecnologico dei sistemi adottati.
Per la scelta degli operatori di rete fissa, tenendo conto delle integrazioni con le apparecchiature mobili, dell'utilizzo della rete internet e della tipologia di traffico della singola amministrazione, le amministrazioni devono ricorrere alle procedure di acquisto centralizzato, così come richiamato nel successivo punto 7 della presente direttiva.
Le amministrazioni, inoltre, adotteranno tutti i dispositivi previsti per un utilizzo razionale delle apparecchiature attraverso l'impiego di sistemi di abilitazione e restrizione a vari livelli, adeguati alle effettive esigenze, prevedendo infine accorgimenti come: l'inserimento del blocco in caso di assenza dall'ufficio e l'invio periodico al responsabile dell'ufficio dell'estratto delle chiamate urbane e interurbane.
Nei casi di impiego di sistemi di telelavoro, le amministrazioni adotteranno i sistemi di collegamento telefonico alla rete internet e alla sede centrale più convenienti per conseguire obiettivi di risparmio dei costi e di flessibilità nel lavoro.
2) Assegnazione dei sistemi di telefonia mobile.
Le apparecchiature di telefonia mobile dovranno essere assegnate secondo modalità open, ovvero con la possibilità di effettuare telefonate in Italia e all'estero, al fine di consentire lo svolgimento delle attività istituzionali anche fuori sede e garantire nel contempo la reperibilità, alle seguenti categorie di soggetti:
Presidente del Consiglio dei Ministri e Vice Presidente del Consiglio dei Ministri;
Ministri e vice Ministri;
Sottosegretari di Stato;
Capi di Gabinetto, Capi degli uffici legislativi, portavoce e consiglieri diplomatici dei Ministri;
Capi segreteria ovvero Segretari particolari;
dirigenti di cui all'art. 19, comma 3, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165.
Ai dirigenti di cui all'art. 19, comma 4, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, vengono assegnate apparecchiature di telefonia mobile, secondo modalità open, per le sole chiamate interurbane nazionali. Particolari incarichi, anche temporanei, potranno consentire a tali destinatari l'abilitazione alle telefonate internazionali.
I dirigenti delle pubbliche amministrazioni non titolari di uffici di livello dirigenziale generale possono essere assegnatari di apparecchiature di telefonia mobile di tipo RAM (Rete aziendale mobile), non abilitate alle telefonate all'esterno. L'abilitazione open dovrà essere autorizzata solo a chi debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e per il periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l'uso.
Per gli utenti con abilitazione di tipo RAM, si può tener conto delle possibilità tecniche di restrizione offerte dagli apparati stessi. Secondo le valutazioni specifiche, ciascuna amministrazione ricorrerà ad una delle seguenti soluzioni tecniche:
a) codice PIN, per vari livelli di abilitazione (nazionale, internazionale, mobile-fisso, mobile-mobile);
b) livelli differenziati di restrizione, al fine di consentire solo chiamate ai numeri in memoria (corrispondenti, ad esempio, ai numeri degli uffici di diretto riferimento della persona);
c) durata delle comunicazioni, visualizzazione dei costi.
Le fatture emesse dal fornitore del servizio telefonico dovranno essere personalmente sottoscritte dal titolare del telefono portatile, al fine di attestare che l'effettuazione delle conversazioni telefoniche sia avvenuta in correlazione alle esigenze di servizio.
3) Accessori e sicurezza.
Al momento dell'assegnazione delle apparecchiature, le amministrazioni dovranno fornire l'auricolare per l'utilizzo ordinario, nonché, solo se necessario, il kit di supporto per l'utilizzo sulle vetture e gli eventuali sistemi di collegamento con apparecchiature informatiche. Il titolare dell'apparecchiatura mobile dovrà adottare, nell'utilizzo di tale strumento, tutti gli accorgimenti per la sicurezza individuale.
4) Utilizzo privato degli strumenti di telefonia mobile.
L'uso ai fini privati delle apparecchiature potrà avvenire solo in caso di contratto di dual billing (doppia fatturazione), introducendo il codice che permette di addebitare i costi per l'uso privato sul conto corrente personale del titolare dell'utenza. Tutti gli assegnatari di apparecchiature di telefonia mobile sono tenuti ad attivare il contratto privato per l'impiego personale di tali sistemi.
Il trasferimento di chiamata al telefono cellulare privato é consentito solo per i titolari con abilitazione di tipo open, mentre per gli altri é consentito solo verso il telefono fisso dell'ufficio, In ogni caso, tale servizio dovrà comunque essere dichiarato preventivamente.
I collegamenti Wap (Wireless application protocol), internet tramite UMTS (Universal mobile telecommunication system) e l'utilizzo dei messaggi di testo verranno consentiti solo per interesse dell'amministrazione e per lo svolgimento dell'attività di lavoro fuori sede.
5) Utilizzo per servizio.
Al fine di un razionale utilizzo, l'impiego delle apparecchiature dovrà tenere conto del piano tariffario previsto in convenzione, che sarà comunicato dalle amministrazioni agli interessati al momento della consegna dell'apparato mobile.
Sulla base di tale prospetto, le amministrazioni verificheranno con i gestori la possibilità di adottare sistemi di rete aziendale estesi, così da pervenire a costi utenza più contenuti.
6) Monitoraggio.
Ai fini del contenimento della spesa, le amministrazioni dovranno prevedere, in rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, un sistema di raccolta delle fatture relative ai singoli apparecchi, verificando a campione l'utilizzo corretto delle relative utenze.
7) Acquisto delle apparecchiature.
Per gli acquisti delle suddette apparecchiature le amministrazioni dovranno ricorrere alle procedure di acquisto centralizzato, attraverso l'adesione alle convenzioni previste dall'art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, e dall'art. 58 della legge 23 dicembre 2000, n. 388, stipulate dalla Concessionaria servizi informativi pubblici (Consip) S.p.a.
Sono fatte salve, per le parti non modificate, le disposizioni contenute nella circolare n. 6 del 13 marzo 1996 e nella direttiva dell'11 aprile 1997 del Ministro per la funzione pubblica.

Roma, 30 ottobre 2001
Il Ministro per la funzione pubblica
e per il coordinamento dei servizi
di informazione e sicurezza
Frattini

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